Intelliboard considera usuarios al alumnado, profesorado y personal del cliente que esté registrado en cualquier software con el que Intelliboard está integrado o conectado. En particular, serán usuarios activos de Intelliboard quienes generen algún tipo de dato durante la vigencia de las licencias.

El coste anual de las licencias de Intelliboard se estipula en función del número de usuarios activos en el periodo. Es decir, los usuarios históricos no activos no computan para la licencia. Por tanto, el coste de las licencias no depende de las personas que tengan acceso a Intelliboard, sino de las que acceden al LMS, sistema de videoconferencia, etc. cuyos datos se monitorizan desde Intelliboard.

Para acotar el número de usuarios activos, Intelliboard permite al administrador de la cuenta determinar qué programas o cursos del LMS del cliente se vuelcan a Intelliboard y cuáles no.