Imagina, por ejemplo, que quieres enviar un mail a cada alumno con su nota del último examen. Por razones de protección de datos no puedes enviar un único fichero con todas las notas a todos los estudiantes, pero enviar uno a uno cada mensaje es tedioso e ineficiente. En estos casos podrías enviar una única notificación automática, de manera que a cada estudiante le llegue un mensaje personalizado que contenga sólo la información que le atañe, sin ver ningún dato de sus compañeros. Te explicamos cómo hacerlo:

Para crear este tipo de notificaciones, clica en Aplicaciones > Creador de notificaciones. En la siguiente pantalla, pulsa Crear Nuevo y rellena los datos que se te piden a través de 5 pasos:

• Paso 1: Si quieres que la notificación se envíe a un conjunto de destinatarios en el que cada uno de ellos reciba información personalizada, en Tipo de envío selecciona Lista de distribución. Luego selecciona en la Lista de conjuntos de datos la tabla cuya información deseas enviar (ha de tener obligatoriamente una columna con emails), procede a Seleccionar la columna de correo electrónico y, si lo deseas, podrás aplicar los Filtros que existan en el conjunto de datos seleccionados a fin de no enviar toda la información a los destinatarios.

• Paso 2: Nombre y descripción de la notificación.
• Paso 3: Asunto y mensaje del correo electrónico que se lanzará con la notificación. En ambos casos, haciendo click en Marcador o en Placeholders respectivamente, puedes introducir variables descriptivas que aportarán para cada destinatario sus valores concretos, de forma que podrás personalizar la notificación con el nombre del alumno, su curso, sus notas, etc.

• Paso 4: Archivo adjunto (Conjunto de datos o Tablero que se desee adjuntar) y el formato en el que se enviará (Excel, CSV o PDF). A través de Filtros se puede restringir el envío a sólo una parte de los usuarios del conjunto de datos: por ejemplo sólo a los instructores. Para ello los filtros han de estar previamente definidos en el elemento de IntelliBoard que se desea adjuntar.

• Paso 5: Se puede registrar en la herramienta InContact rellenando los campos correspondientes. Pero lo más importante es establecer la periodicidad del envío de la notificación. Antes de finalizar, te recomendamos abrir la Vista previa de la notificación para verificar que todo es correcto. Por último pulsa el botón Guardar cambios o haz clic en la flechita si deseas, además, enviar la notificación en ese mismo instante.