A continuación mostramos un ejemplo de directriz de almacenamiento y retención de Medios que sirva de inspiración para la elaboración de una política de vídeo institucional sostenible.

Directrices de Almacenamiento y Retención de Medios en Kaltura

Se anima al profesorado, personal y estudiantes de la institución a utilizar Kaltura para crear contenido atractivo, construir una presencia instructiva y una comunidad de aprendizaje, demostrar habilidades y compartir conocimientos. El valor de la posible reutilización de estos objetos de aprendizaje a lo largo del tiempo es significativo, de ahí la necesidad de un almacenamiento a largo plazo de muchos archivos multimedia. Los usuarios que aprovechan las estrategias de aprendizaje multimedia, junto con los usuarios que imparten cursos en línea y semipresenciales, tendrán por naturaleza mayores requisitos de almacenamiento que aquellos que no lo hacen.

La intención al establecer las directrices de almacenamiento y retención de medios no es ni sofocar la creatividad y la innovación, ni forzar a los usuarios a otras soluciones menos útiles o menos integradas. La licencia institucional de Kaltura tiene un límite de almacenamiento general por encima del cual nuestra organización incurre en importantes cargos adicionales. Por lo tanto, deben implementarse limitaciones razonables en el almacenamiento de medios para garantizar la viabilidad a largo plazo y el acceso a los recursos.

Kaltura está diseñado como una plataforma de creación y alojamiento de videos y no debe usarse para el almacenamiento a largo plazo de activos multimedia que no estén en uso. Si solo se requiere un almacenamiento simple de activos multimedia, los usuarios deben guardarlos en OneDrive o similar.

Se anima a todos los usuarios de Kaltura a eliminar los medios no utilizados de su biblioteca "My Media" de Kaltura. Además, la plataforma Kaltura implementará automáticamente las siguientes estrategias de retención de medios. Los usuarios de Kaltura que posean medios del siguiente tipo/estado, recibirán una notificación antes de cualquier eliminación de medios.

Estrategias de Retención de Medios

• Antiguos profesores, personal y estudiantes Los medios propiedad de profesores, personal y estudiantes que han dejado la institución y que tienen 0 reproducciones en los 13 meses anteriores serán eliminados.
• Sin Reproducciones Los videos con 0 reproducciones suelen ser borradores, videos de un solo uso, duplicados y otros tipos de videos innecesarios. Los videos no publicados con 0 reproducciones en los 12 meses anteriores serán eliminados. Los medios publicados (no listados o publicados en Campus o Portal de vídeo) se eliminarán si no han tenido reproducciones en los 24 meses anteriores.
• Grabaciones de Reuniones Las grabaciones de reuniones, como las de Zoom, Teams y Collaborate, con 0 reproducciones en los 6 meses anteriores serán eliminadas.
• Materiales con Derechos de Autor El contenido que está claramente sujeto a derechos de autor, como películas completas y episodios de televisión, se eliminará si el propietario del medio no puede presentar un permiso de derechos de autor por escrito. Esto no se aplica a los medios que utilizan la función de indexación de YouTube de Kaltura.
• Medios Muy Largos Los medios más largos que no se han visto se eliminarán antes que otros videos más cortos, porque estos archivos consumen más almacenamiento. Los medios de más de 1 hora con 0 reproducciones en los 18 meses anteriores se eliminarán, los de más de 2 horas con 0 reproducciones en los 12 meses anteriores se eliminarán, y los de más de 3 horas con 0 reproducciones en los 6 meses anteriores se eliminarán.

Preguntas Frecuentes sobre Almacenamiento y Retención de Medios

• ¿Cuándo entrarán en vigor las directrices de almacenamiento de medios de Kaltura? La fecha de entrada en vigor tentativa será el 1 de junio de 2021. Los usuarios de la institución con medios en Kaltura que se verán afectados por las nuevas directrices de almacenamiento de medios recibirán un aviso por correo electrónico el 15 de abril de 2021 y nuevamente el 15 de mayo de 2021, enumerando los elementos multimedia pendientes de eliminación junto con los pasos para descargarlos y guardarlos.
• ¿Cómo se me notificará que mis videos pueden ser eliminados? Recibirás una notificación por correo electrónico 30 días antes de la eliminación del medio. El mensaje incluirá instrucciones para descargar/archivar el contenido del video.
• ¿Cómo descargo un MP4 de un video de mi biblioteca "My Media" de Kaltura? Si eres el propietario del video o un coeditor, puedes descargar un MP4 de tu video ingresando al modo de edición.
  1. Inicia sesión en MediaSpace o Campus/Kaltura My Media.
  2. Haz clic en el título del video que deseas descargar.
  3. Haz clic en Acciones y elige Editar.
  4. En el modo de edición, en la esquina superior derecha de tu video, haz clic en el botón Descargar para comenzar la descarga del MP4.
• Nuestro departamento necesita almacenar cierto contenido de video durante varios años, incluidas grabaciones de reuniones, para fines de acreditación. Lo más probable es que no se vean hasta que comience el proceso de acreditación. ¿Dónde deberíamos almacenar estos videos? El contenido multimedia que simplemente necesita ser archivado para uso futuro debe almacenarse en OneDrive o similar. Cuando sea necesario, el contenido se puede reproducir en un visor simple desde OneDrive o cargarse en Kaltura cuando se requiera la reproducción.
• Si quiero guardar un archivo de video o audio para futuras referencias, ¿dónde debo almacenarlo? Los archivos multimedia se pueden cargar en OneDrive o similar para un almacenamiento seguro a largo plazo. Si el contenido está destinado a ser disponible para su reproducción, también se puede alojar en Kaltura para su visualización.