A veces nos vamos a encontrar con usuarios, cursos o inscripciones (matriculaciones) que ya no necesitan acceso al sistema. Puede que el usuario haya dejado la institución, puede que tengan algún trámite pendiente, puede que sean usuarios de pruebas. Puede que el curso terminase hace años. Todos nosotros, en algún momento, nos vamos a encontrar con el dilema de marcar como no disponible o deshabilitar a los usuarios, cursos o matriculaciones... ¿o es mejor borrar? ¿Cuál de las opciones que tenemos es más adecuada en cada caso?
Es importante recordar que los usuarios no disponibles así como los deshabilitados no cuentan en la licencia contratada.
Si deshabilitamos o marcamos no disponible un curso, todos los usuarios de dicho curso dejarán de contar también (siempre que no estén matriculados en más cursos)
En el caso de las inscripciones, dejarán de contar únicamente si no hay más matriculaciones por parte del usuario. La diferencia entre esta opción y deshabilitar o marcar no disponible al usuario es que en este caso podría seguir haciendo login en el sistema, aunque no tendrían ningún curso u organización a la que acceder, mientras que con la primera opción no podría hacer login.
Un usuario no disponible en un curso no podrá acceder al mismo. Un usuario no disponible a nivel del sistema no podrá logarse. Igual ocurre con los usuarios deshabilitados. La diferencia entre no disponible y deshabilitado es que estos últimos solo son visibles para el administrador y no se puede realizar ninguna acción sobre ellos mientras están deshabilitados. Lo mismo ocurre con los cursos y matriculaciones.
¿Por qué no borrarlos, entonces? En el caso de alumnos o matriculaciones, si la situación que causó que se deshabilitaran o que se marcaran no disponibles se resolviese (vuelven a la institución, tramitan lo pendiente, etc.) podrán volver a activarse y nada de lo realizado se habrá perdido, mientras que si se borran, habría que crear el usuario o matricular de nuevo y no quedaría ni rastro de lo realizado antes del borrado. En el caso de cursos, tendríamos que restaurarlo desde una copia de seguridad.
Esto es especialmente importante en el caso de alumnos que han realizado trabajos en un curso y han de perder el acceso al mismo. Si los borras, todos los trabajos, mensajes, interacciones, etc desaparecerán y no será posible recuperar nada.
Al poder realizar estas operaciones para usuarios y para inscripciones, tenemos múltiples combos y maneras de gestionar el acceso de los usuarios dentro de Blackboard.
Si el usuario es el que tiene impuesta la no disponibilidad o deshabilitado, el usuario no tiene acceso al sistema. Si lo que está no disponible o deshabilitado es una inscripción, el usuario podrá seguir accediendo al sistema, pero no al curso al que pertenece esa inscripción.
Si la inscripción está no disponible, el alumno verá el curso aun sin poder acceder, y el profesor verá al alumno dentro del curso marcado con una barra diagonal indicando que no está disponible. Si la inscripción se inhabilita, el alumno no verá el curso, y el profesor no verá al alumno: es como si no existiese.
Para evitar la pérdida de datos, recomendamos que no elimines nunca ningún usuario que tenga inscripciones, ni ninguna inscripción a menos que el curso esté respaldado y guardado.
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