Cursos

Cuando un curso termina, la institución tiene varias opciones con los cursos y organizaciones:

• Borrarlo, eliminándolo completamente del sistema y liberando el espacio utilizado.
• Establecerlo como no disponible, de modo que el curso sigue existiendo pero solo el profesor y otros perfiles con permisos pueden acceder, los alumnos no.
• Establecerlo como deshabilitado, de modo que el curso sigue existiendo pero es invisible a profesores, alumnos y administradores.
• Dejarlo tal cual, de modo que los alumnos pueden seguir accediendo
• Considerarlo completado, de modo que queda disponible para los alumnos y profesores, pero en modo lectura.

¿Por qué marcar como no disponible o deshabilitado en vez de eliminarlo?

Puede ser interesante mantener los cursos del último año como no disponibles para que los profesores puedan copiar contenido, y también por si hay alguna petición de revisión del mismo. Si no quieres que los profesores puedan acceder, puedes deshabilitarlos y activarlos de nuevo si fuesen necesarios. Si borras el curso, tendrás que restaurarlo desde una copia de seguridad en caso de que exista cualquier petición.

Conforme el tiempo pasa, las peticiones de revisión de los cursos se hacen menos asiduas, de modo que puedes planificar un ciclo de vida de los cursos para tener un año activo (el corriente), un año no disponible (el anterior) y el resto que deben mantenerse por ley (si el espacio te lo permite) deshabilitados, pudiendo entonces eliminar los cursos de años anteriores, siempre tras guardar una copia de seguridad del mismo que pueda ser restaurada en caso de necesidad. Este procedimiento se considera buena práctica, no manteniendo todos los cursos desde el inicio de los tiempos en el sistema utilizando recursos del servidor.

Usuarios

A veces tenemos usuarios que ya no trabajan o estudian en nuestra institución. ¿Qué hacemos con ellos? De nuevo, tenemos tres opciones:

• Borrar, por ejemplo, todos aquellos usuarios que no han accedido al entorno desde cierta fecha. Esta acción los elimina del sistema, así como todo lo hayan realizado en los cursos aún existentes.
• Establecerlo como no disponible. Esta opción deja al usuario en un estado en el que no es capaz de hacer login, pero todo está intacto. Los docentes lo verán en la lista de participantes, pero con un tachado sobre su avatar.
• Deshabilitarlo. Esta opción oculta al usuario en los cursos, siendo totalmente invisible para docentes y otro personal, pero sigue existiendo, igual que sus datos, y es recuperable.

¿Por qué marcar como no disponible o deshabilitado en vez de eliminarlo?

En el caso de los alumnos, es importantísimo no eliminar ningún usuario que aún tenga matriculaciones en algún curso del sistema, finalizado o no. Esto es así porque la eliminación de un usuario implica la eliminación de todas las evidencias, mensajes, clicks, etc que haya hecho en el sistema.

La recomendación es dejar a los usuarios como no disponibles o deshabilitados hasta que se hayan archivado y eliminado del sistema todos los cursos en los que están matriculados. Cuando no quede ninguna matriculación, entonces se pueden eliminar.

Matriculaciones

Con las matriculaciones, tenemos la misma casuística:

• Borrar: eliminaría todas las evidencias del alumno matriculado en dicho curso.
• Marcar no disponible: el alumno podría seguir accediendo a todos los otros cursos en los que esté matriculado, pero no a este donde la matriculación está no disponible. El alumno continuará recibiendo mensajes y notificaciones del curso en el que está no disponible.
• Deshabilitar la matriculación tiene la misma consecuencia, pero además el personal en el curso no verá al alumno.

¿Por qué marcar como no disponible o deshabilitado en vez de eliminarlo?

Igual que en el caso de los usuarios, si eliminamos un alumno de un curso (borramos la matriculación), se eliminan todas las evidencias del mismo en el curso y no son recuperables, así que nos aseguraremos de no eliminar nunca matriculaciones.

La única excepción sería eliminar las matriculaciones realizadas por error por ejemplo al inicio del año escolar y antes de que se comiencen los cursos.