Gestionar el almacenamiento utilizado por tus cursos depende de varios factores, algunos que podemos ajustar mediante cambios de configuración y otros que dependen de políticas de la institución, como pueda ser el número de años académicos que se mantienen en la plataforma.

Revisando el informe de datos (Insight report) y Blackboard Home

El informe, al que accedemos desde Panel de administración > Herramientas y utilidades > Informe de datos nos muestra tanto cursos y organizaciones, como archivos, usuarios, espacio utilizado en total y por tipo de archivo, etc. Es una herramienta utilísima para revisar el espacio ocupado y además localizar dónde está ese espacio.

Correremos el informe seleccionando dos fechas (inicio y fin) y (muy importante) la unidad en que queremos que se muestren los datos (yo os recomiendo Gigas o Megas)

Vamos a centrarnos en el apartado Overall disk space:

De estos valores, nos interesa el último, que es el total de espacio ocupado por nuestra instancia. Este número es la suma de los dos primeros en la tabla: Shared content, que contiene archivos necesarios para correr integraciones, LTI o B2 de terceros, y Content System: All files, que contiene todos los archivos cargados a Blackboard. El espacio que usa la aplicación en sí, o el usado por la base de datos de nuestra instancia no cuentan en este cómputo. 

Si utilizas Blackboard Home (Panel de administración > Herramientas y utilidades > Blackboard Home), podrás visualizar tus límites según contrato y cuánto espacio pagado estás utilizando.

Añadiendo una cuota a los cursos

Aquí puedes ver cómo configurar la cuota para todos los cursos creados a partir de este momento. Esta es una medida que no ayudará a reducir el espacio, pero sí ayudará a futuro a mantenerlo controlado.

Si algún curso necesitase más espacio del permitido por la cuota, es posible asignárselo modificando la cuota de ese curso en particular.

Limitando el tamaño máximo permitido para carga de archivos

Esta es una buena medida para poder controlar que no se suban archivos demasiado grandes a la plataforma. Puedes ver cómo limitar el tamaño de los archivos cargados aquí. Recuerda que esta limitación afecta tanto a los archivos cargados a los cursos como a las entregas de los alumnos y a los archivos subidos por cualquier usuario sin los permisos adecuados. El tamaño de archivo máximo que puede cargar el administrador es siempre 10 GB, y se puede permitir a otros roles otorgándoles el privilegio "Las personas con este privilegio pueden cargar archivos sin importar el límite de tamaño."

Educando al profesorado en buenas prácticas

Esta va a ser la más difícil, ya que no tenemos más remedio que informar y habla con los profesores para que no intenten subir al curso archivos que deberían ir a otro lado, o que cuiden el tamaño de los archivos que cargan. El punto anterior puede ayudar en todo caso.

Además, puede llevar mucho tiempo tanto la eliminación de los hábitos de hacer las cosas de cierta manera como la limpieza del contenido ya cargado.

Eliminando de cursos no necesarios

¿De verdad que necesitas mantener los cursos del 2011? Quizás sea interesante revisar la política de retención de cursos de la universidad y pensar cuántos años realmente son necesarios mantener, tanto en forma de copias de seguridad como en la plataforma para un acceso más cómodo.

Si tienes cursos que no necesitas, archívalos y bórralos.

Copias de seguridad automáticas

El sistema hace copias automáticas diarias de todos los cursos y organizaciones que hayan sido modificados desde la última copia. Tenemos copias automáticas de los últimos 30 días para todos los cursos disponibles. Una vez borrado o marcado no disponible, las copias se mantendrán 30 días. Piensa tu estrategia para crear y mantener estas copias. Aquí tienes más información sobre el proceso y opciones de las copias de seguridad.

Otros temas a tener en cuenta

• Recuerda que el espacio ocupado por los archivos eliminados y el ocupado por las copias de seguridad automáticas no cuenta contra el espacio contratado.
• Los registros del sistema sí cuentan contra el espacio contratado, revisa cuántos meses (o años) de registros tienes guardados: (descarga y) elimina lo que no necesites.