Às vezes, vamos nos deparar com usuários, cursos ou inscrições (matrículas) que já não precisam de acesso ao sistema. Pode ser que o usuário tenha deixado a instituição, que tenha alguma pendência administrativa ou que seja um usuário de teste. Pode ser que o curso tenha terminado há anos. Todos nós, em algum momento, vamos nos deparar com o dilema de marcar como indisponíveis ou desabilitar usuários, cursos ou inscrições... ou será melhor excluí-los? Qual das opções disponíveis é mais adequada em cada caso?
É importante lembrar que os usuários indisponíveis, assim como os desabilitados, não são contabilizados na licença contratada.
Se desabilitarmos ou marcarmos um curso como indisponível, todos os usuários desse curso também deixarão de ser contabilizados (desde que não estejam matriculados em outros cursos).
No caso das inscrições, elas deixarão de ser contabilizadas somente se não houver outras matrículas associadas ao usuário. A diferença entre essa opção e desabilitar ou marcar o usuário como indisponível é que, nesse caso, ele ainda poderá fazer login no sistema, embora não tenha nenhum curso ou organização aos quais acessar, enquanto, com a primeira opção, não poderá fazer login.
Um usuário indisponível em um curso não poderá acessá-lo. Um usuário indisponível no nível do sistema não poderá fazer login. O mesmo ocorre com os usuários desabilitados. A diferença entre indisponível e desabilitado é que estes últimos ficam visíveis apenas para o administrador e não é possível realizar nenhuma ação sobre eles enquanto estiverem desabilitados. O mesmo ocorre com os cursos e as inscrições.
Por que não excluí-los, então? No caso de alunos ou inscrições, se a situação que causou a desabilitação ou a marcação como indisponível for resolvida (eles retornarem à instituição, resolverem a pendência etc.), poderão ser reativados e nada do que foi realizado terá sido perdido. Se forem excluídos, seria necessário criar o usuário ou matriculá-lo novamente, e não restaria nenhum vestígio do que foi realizado antes da exclusão. No caso dos cursos, teríamos de restaurá-los a partir de um backup.
Isso é especialmente importante no caso de alunos que realizaram trabalhos em um curso e precisam perder o acesso a ele. Se você os excluir, todos os trabalhos, mensagens, interações etc. desaparecerão e não será possível recuperar nada.
Como é possível realizar essas operações para usuários e inscrições, temos várias combinações e maneiras de gerenciar o acesso dos usuários dentro do Blackboard.
Se a indisponibilidade ou a desabilitação for aplicada ao usuário, ele não terá acesso ao sistema. Se o que estiver indisponível ou desabilitado for uma inscrição, o usuário poderá continuar acessando o sistema, mas não o curso ao qual essa inscrição pertence.
Se a inscrição estiver indisponível, o aluno verá o curso, mesmo sem poder acessá-lo, e o professor verá o aluno dentro do curso marcado com uma barra diagonal, indicando que ele não está disponível. Se a inscrição for desabilitada, o aluno não verá o curso, e o professor não verá o aluno: será como se ele não existisse.
Para evitar a perda de dados, recomendamos que você nunca exclua um usuário que tenha inscrições, nem uma inscrição, a menos que o curso esteja respaldado e salvo.
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