Cursos

Quando um curso termina, a instituição tem várias opções com os cursos e organizações:

• Excluí-lo, eliminando-o completamente do sistema e liberando o espaço utilizado.
• Defini-lo como não disponível, de modo que o curso continua existindo, mas apenas o professor e outros perfis com permissões podem acessar, os alunos não.
• Defini-lo como desabilitado, de modo que o curso continua existindo, mas é invisível para professores, alunos e administradores.
• Deixá-lo como está, de modo que os alunos podem continuar acessando.
• Considerá-lo concluído, de modo que fica disponível para alunos e professores, mas em modo somente leitura.

Por que marcar como não disponível ou desabilitado em vez de excluí-lo?

Pode ser interessante manter os cursos do último ano como não disponíveis para que os professores possam copiar conteúdo, e também caso haja algum pedido de revisão do mesmo. Se você não quer que os professores possam acessar, pode desabilitá-los e ativá-los novamente se forem necessários. Se excluir o curso, terá que restaurá-lo a partir de um backup caso exista qualquer solicitação.

Com o passar do tempo, os pedidos de revisão dos cursos tornam-se menos frequentes, de modo que você pode planejar um ciclo de vida dos cursos para ter um ano ativo (o corrente), um ano não disponível (o anterior) e o restante que deve ser mantido por lei (se o espaço permitir) desabilitados, podendo então excluir os cursos de anos anteriores, sempre após salvar uma cópia de segurança que possa ser restaurada em caso de necessidade. Este procedimento é considerado boa prática, não mantendo todos os cursos desde o início dos tempos no sistema utilizando recursos do servidor.

Usuários

Às vezes temos usuários que já não trabalham ou estudam em nossa instituição. O que fazemos com eles? Novamente, temos três opções:

• Excluir, por exemplo, todos aqueles usuários que não acessaram o ambiente desde certa data. Esta ação os elimina do sistema, assim como tudo que tenham realizado nos cursos ainda existentes.
• Defini-los como não disponível. Esta opção deixa o usuário em um estado em que não é capaz de fazer login, mas tudo está intacto. Os docentes o verão na lista de participantes, mas com um risco sobre seu avatar.
• Desabilitá-los. Esta opção oculta o usuário nos cursos, sendo totalmente invisível para docentes e outro pessoal, mas ele continua existindo, assim como seus dados, e é recuperável.

Por que marcar como não disponível ou desabilitado em vez de excluí-lo?

No caso dos alunos, é muito importante não excluir nenhum usuário que ainda tenha matrículas em algum curso do sistema, finalizado ou não. Isso porque a exclusão de um usuário implica a eliminação de todas as evidências, mensagens, cliques, etc., que ele tenha feito no sistema.

A recomendação é deixar os usuários como não disponíveis ou desabilitados até que todos os cursos em que estão matriculados tenham sido arquivados e excluídos do sistema. Quando não houver mais nenhuma matrícula, então eles podem ser excluídos.

Matrículas

Com as matrículas, temos a mesma situação:

• Excluir: eliminaria todas as evidências do aluno matriculado naquele curso.
• Marcar como não disponível: o aluno poderia continuar acessando todos os outros cursos em que estiver matriculado, mas não a este onde a matrícula está não disponível. O aluno continuará recebendo mensagens e notificações do curso em que está não disponível.
• Desabilitar a matrícula tem a mesma consequência, mas além disso o pessoal do curso não verá o aluno.

Por que marcar como não disponível ou desabilitado em vez de excluí-lo?

Assim como no caso dos usuários, se excluirmos um aluno de um curso (excluirmos a matrícula), todas as evidências dele no curso são eliminadas e não são recuperáveis, então devemos garantir nunca excluir matrículas.

A única exceção seria excluir matrículas feitas por engano, por exemplo, no início do ano escolar e antes do início dos cursos.