No término de um curso, a instituição tem diversas opções com os cursos e organizações:

• Excluí-lo, removê-lo completamente do sistema e libertar o espaço utilizado.
• Defini-lo como indisponível, para que o curso ainda se mantenha, mas apenas o professor e outros perfis com permissões possam aceder ao mesmo e não os alunos.
• Defini-lo como desativado para que o curso ainda exista, mas fique invisível para professores, alunos e administradores. Esta condição só pode ser modificada por via de uma integração de dados.
• Deixar como está, para que os alunos ainda possam acedê-lo.
• Considerá-lo concluído (somente cursos com experiência Ultra), de modo que se mantenha disponível para alunos e professores, mas em modo leitura. Esta ação só pode ser realizada dentro do curso. O administrador não pode marcar cursos como concluídos no painel Administração.

Por que marcá-lo como indisponível ou desativado em vez de excluí-lo?

Pode ser interessante manter os cursos do ano anterior como indisponíveis, para que os professores possam copiar o conteúdo e também, para o caso de haver alguma solicitação de revisão. Caso não pretenda que os professores tenham acesso, poderá desabilitá-los usando uma integração e ativá-los novamente, se necessário. Se o curso for excluído, será necessário restaurá-lo a partir de um backup, caso haja alguma solicitação.

Com o passar do tempo, as solicitações de revisão de curso tornam-se menos frequentes, podendo aí planear-se o ciclo de vida de um curso, se for o caso, para ter um ano ativo (o atual), um ano indisponível (o anterior) e o restante que deve ser mantido por lei (se o espaço permitir), desativado, podendo então excluir-se os cursos de anos anteriores, sempre após fazer uma cópia de segurança dos mesmos, que possa ser restaurada se necessário. Este procedimento é considerado uma boa prática, pois não mantém todos os cursos desde o início no sistema, a utilizar recursos do servidor.