Gerenciar o armazenamento utilizado pelos seus cursos depende de vários fatores, alguns que podemos ajustar por meio de alterações na configuração e outros que dependem das políticas da instituição, como o número de anos letivos mantidos na plataforma.

Analisando o relatório de dados (Insight report) e o Blackboard Home

O relatório, que acessamos em Painel de administração > Ferramentas e utilitários > Relatório de dados, mostra cursos e organizações, além de arquivos, usuários, espaço utilizado no total e por tipo de arquivo etc. É uma ferramenta extremamente útil para revisar o espaço ocupado e também localizar onde esse espaço está.

Executaremos o relatório selecionando duas datas (início e fim) e (muito importante) a unidade em que queremos que os dados sejam exibidos (recomendo Gigabytes ou Megabytes)

Vamos nos concentrar na seção Overall disk space:

Entre esses valores, interessa-nos o último, que é o total de espaço ocupado pela nossa instância. Esse número é a soma dos dois primeiros na tabela: Shared content, que contém arquivos necessários para executar integrações, LTI ou B2 de terceiros, e Content System: All files, que contém todos os arquivos carregados no Blackboard. O espaço utilizado pelo próprio aplicativo ou pela base de dados da nossa instância não é contabilizado nesse cálculo. 

Se você utiliza o Blackboard Home (Painel de administração > Ferramentas e utilitários > Blackboard Home), poderá visualizar seus limites de acordo com o contrato e quanto do espaço pago está utilizando.

Adicionando uma cota aos cursos

Aqui você pode ver como configurar a cota para todos os cursos criados a partir deste momento. Essa é uma medida que não ajudará a reduzir o espaço, mas ajudará a mantê-lo sob controle no futuro.

Se algum curso precisar de mais espaço do que o permitido pela cota, será possível atribuí-lo modificando a cota desse curso específico.

Limitando o tamanho máximo permitido para o carregamento de arquivos

Essa é uma boa medida para controlar o carregamento de arquivos muito grandes na plataforma. Você pode ver como limitar o tamanho dos arquivos carregados aqui. Lembre-se de que essa limitação afeta tanto os arquivos carregados nos cursos quanto os trabalhos enviados pelos alunos e os arquivos carregados por qualquer usuário sem as permissões adequadas. O tamanho máximo de arquivo que o administrador pode carregar é sempre 10 GB, e é possível permitir que outras funções façam isso concedendo-lhes o privilégio "As pessoas com este privilégio podem carregar arquivos independentemente do limite de tamanho."

Orientando os professores sobre boas práticas

Esta será a parte mais difícil, pois não temos outra opção além de informar e conversar com os professores para que não tentem carregar no curso arquivos que deveriam estar em outro local ou para que cuidem do tamanho dos arquivos que carregam. O ponto anterior pode ajudar em qualquer caso.

Além disso, tanto a eliminação do hábito de fazer as coisas de determinada maneira quanto a limpeza do conteúdo já carregado podem levar muito tempo.

Excluindo cursos desnecessários

Você realmente precisa manter os cursos de 2011? Talvez seja interessante revisar a política de retenção de cursos da universidade e pensar por quantos anos é realmente necessário mantê-los, tanto na forma de cópias de segurança quanto na plataforma, para um acesso mais conveniente.

Se você tem cursos de que não precisa, arquive-os e exclua-os.

Cópias de segurança automáticas

O sistema faz cópias automáticas diárias de todos os cursos e organizações que tenham sido modificados desde a última cópia. Temos cópias automáticas dos últimos 30 dias para todos os cursos disponíveis. Depois de excluídos ou marcados como indisponíveis, as cópias serão mantidas por 30 dias. Pense na sua estratégia para criar e manter essas cópias. Aqui você encontra mais informações sobre o processo e as opções das cópias de segurança.

Outros temas a serem considerados

• Lembre-se de que o espaço ocupado pelos arquivos excluídos e o ocupado pelas cópias de segurança automáticas não é contabilizado no espaço contratado.
• Os registros do sistema são contabilizados no espaço contratado. Verifique quantos meses (ou anos) de registros você tem armazenados: (baixe e) exclua o que não for necessário.